In een dierenartsenpraktijk is een optimaal functionerend team van cruciaal belang. De patiëntenzorg vraagt om snel beslissen en handelen. Teamleden moeten voor optimale resultaten hun volledige capaciteit kunnen inzetten.
In 2017 is in de VS een onderzoek uitgevoerd onder 14.500 deelnemers van verschillende beroepsgroepen. Hierbij gaf 85% aan niet op 100% van hun kunnen te werken. 16% gaf aan slechts 50% van hun potentieel te gebruiken. Hoe valt dit te verklaren…?
In dit onderzoek geven medewerkers aan hun volledige potentieel pas in te kunnen zetten wanneer:
Het duidelijk is wat er van hen verwacht wordt.
Ze bereid zijn vragen te stellen en het veilig voelt om dit te doen.
Ze niet worden overspoeld met regels over hoe ze hun werk moeten doen.
Er wordt voorkomen dat mensen hun tijd verdoen in niet productieve bijeenkomsten en vergaderingen.
De organisatie en de leidinggevende hun ondersteunt bij een creatieve manier van probleem oplossen.
Ze beloond en erkend worden voor hun goede werk.
De leidinggevende de gevoelens van de medewerker erkent en begrijpt dat te nemen beslissingen impact hebben op de medewerker.
De leidinggevende helpt bij het managen van gevoelens en emoties.
De medewerker de werkzaamheden als zinvol ervaart en zich verbonden voelt met de organisatie.
Deze lijst laat zien dat organisatie, leidinggevende en medewerker allemaal een bijdrage moeten leveren om tot volledige inzet van het aanwezige potentieel te komen.
Onderstaande bevindingen komen uit een onderzoek gedaan onder verplegend personeel in een ziekenhuis tijdens de Covid-19 pandemie.
Door de grote onduidelijkheid over hoe te handelen (bv wat is de effectiviteit van een masker) was er een regressie in het uitvoeren van taken en het nemen van zelfstandige beslissingen.
Personeel dat aangaf meer vrije tijd nodig te hebben omdat ze lichamelijk en geestelijk uitgeput zijn kreeg dit niet. Vrij geven ging in tegen het organisatiebeleid. Mensen gaan dan door op halve kracht en met het risico op burn-out.
Het personeel voelde zich niet vrij om vragen te stellen over de precieze uitvoering van procedures, met name in stresssituaties. Hierdoor is het aanleren van nieuwe handelingen moeilijker.
Wanneer begon de situatie te verbeteren?
Leidinggevende begonnen met het geven van duidelijke en volledige informatie waardoor personeel weer wist hoe te handelen en beslissingen durfde te nemen.
Leidinggevende stimuleerde en ondersteunde personeel bij het zoeken naar creatieve oplossingen voor de problemen waar ze tegenaan liepen.
Het personeel kreeg goede feedback. Feedback, met name door emotioneel intelligente leidinggevenden draagt bij aan persoonlijke ontwikkeling, zeker in een stressvolle omgeving.
Het personeel was weer trots en haalde voldoening uit het uitgevoerde werk. Weten wat je moet doen, weten wat je capaciteiten zijn, ondersteund worden, werk als zinvol ervaren, en een bijdrage leveren in een uitzonderlijke situatie.
Wat kan een organisatie doen?
Weet wat het werk van een medewerker precies inhoudt. Wat betekent het invoeren van een extra handeling of het invullen van een ander formulier in de praktijk.
Werk aan vertrouwen. Laat als organisatie en leidinggevende zien dat je de zorgen en problemen van je mensen belangrijk vindt en ze serieus neemt.
Betrek je mensen bij het nemen van beslissingen en vraag daarbij om input. Stuur ze niet weg met een standaard ‘geen budget’ antwoord.
Ontwikkel emotionele intelligentie bij leidinggevenden. Geef ze de middelen en vaardigheden om te coachen en om te gaan met emoties.
Trainen en ontwikkelen van de organisatie
Bij Oculus Insights hebben we ervaring met trainen en ontwikkelen van teams binnen dierenartsenpraktijken. In het afgelopen jaar hebben we daar een nieuwe optie aan toegevoegd; Teamontwikkeling door middel van Gamification.
Veel vormen van training zijn gericht op kennisoverdracht en hebben soms de mogelijkheid om nieuwe gedragingen tijdens de training te oefenen. Het manco is dat om een echte blijvende gedragsverandering te bewerkstelligen het gedrag gedurende een periode van 4-6 weken regelmatig herhaald moet worden. Nieuw gedrag moet als het ware ‘inslijten’. Nieuwe neurale paden moeten worden aangelegd of verstevigd.
Gamification trajecten duren 4-6 weken en leggen een spellaag over de werkelijkheid op de werkvloer.
Gamification trajecten duren 4-6 weken en leggen een spellaag over de werkelijkheid op de werkvloer. Op een leuke, manier gaan medewerkers aan de slag met interactieve opdrachten, quizzen, video’s en reflectieve momenten, waarbij het komen tot alternatieven voor bestaand gedrag centraal staat.
In een recent traject om de samenwerking binnen een team te bevorderen hebben we taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het team centraal geplaatst.
In een periode van 6 weken is onder andere gewerkt aan:
Meer duidelijkheid op de werkvloer door het stellen van specifieke vragen en het maken van concrete afspraken.
Communicatieve vaardigheden om beter en met meer zelfvertrouwen gesprekken te kunnen voeren.
Teamwaarden, wat vinden we als team belangrijk en hoe uit zich dat in ons gedrag.
Persoonlijke kwaliteiten, valkuilen en verbeterpunten.
Samenwerken als een team en jouw specifieke rol daarin
Creëren van een veilig en optimaal werkklimaat.
Wanneer feedback te geven en hoe feedback te ontvangen.
Door elke dag in een competitieve spelomgeving met deze onderwerpen bezig te zijn, te oefenen op de werkvloer en de opdrachten te bespreken met het team komen mensen in aanraking met een alternatief voor hun gedrag en dit geeft een nieuwe dynamiek en interactie in het team.
Een aanzienlijk voordeel van deze manier van trainen binnen dierenartsenpraktijken is dat een groot deel van deze intensieve training door de teamleden kan worden uitgevoerd op een moment dat het ze zelf uitkomt. Geen lange trainingsdagen waarbij het werk volledig stilligt maar dagelijks individuele sessies van 10 – 15 minuten afgewisseld met enkele korte teamsessies.
Het erkennen- en aanpakken van stress op de werkvloer en bouwen aan een sterk team is een belangrijke voorwaarde voor succes in de praktijk. Gezien het huidige tekort aan dierenartsen en assistenten is het van groot belang om een team te hebben waar mensen graag deel van uit willen maken. Mensen groeien wanneer ze de gelegenheid krijgen om optimaal te functioneren. Leidinggevenden spelen hierbij een grote rol en kunnen daarbij ondersteund worden.
Wij verwachten dat gamification daar een grote bijdrage aan kan leveren.
Research: What do people need to perform at a high level? Ivcevic, Stern, Faas. May 17, 2021, HBR.org